فن ارسال رسائل البريد الإلكتروني

فن ارسال رسائل البريد الإلكتروني ( تهم كل واحد فينا)


إذا كان لكل شيء إتيكيته الخاص به فإن للرسائل الإلكترونية أيضاً إتيكيت..


وهنا نفيدك ببعض آداب هذا الفن الجديد




*******

عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة

مخفيةBcc

وليس أمام

To

أو أمام

نسخةCc

فبهذه الطريقة تبقى عناوينهم مخفيّة في رسالتك، وبالتالي تتم حماية خصوصياتهم.. أما إذا لم تفعل هذا فإن عناوينهم تكون معرضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها


*******

من المستحسن دوماً وضع عنوان لرسالتك وذلك حتى يعرف المرسَل إليه أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته.. فبناء على العنوان يستطيع أن يقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم أنها تحتمل التأخير.. ويُكتب العنوان أمام كلمة

Subject الموضوع

عدم الالتزام بهذه القاعدة قد يجعل المرسَل إليه يحذفها قبل قراءتها


*******

لا تكتفي بإرفاق مقطع فيديو او صور بدون ان تعلق عليها ، حاول كتابة تعليق وان كان مختصر او بسيط يشرح محتوى مقطع الفيديو المرفق

*******

إذا أردت أن ترسل جواباً على رسالة فاضغط على كلمة

Reply إعادة الرسالة للمرسل الأصلي

فبهذه الحالة يذهب الجواب إلى المرسِل الأصلي فقط. أما الضغط على كلمة

Reply All إعادة الرسالة للمرسل الأصلي والمتلقين

فيعني أن الجواب سيذهب إلى كل من وصلتهم الرسالة الأصلية


*******

قاوم الرغبة في إرسال الرسائل الإلكترونية، لأن كثرة الرسائل منك تؤدي برسائلك إلى الحذف قبل القراءة.. ولذا عليك أن تتخير ما هو نافع للمرسَل إليهم فترسله


*******

التعبير الإنشائي غير الرسمي ممكن فقط مع الأصدقاء.. أما الذين لا ترتبط بهم بأي علاقة فلا بد أن تأخذ الرسالة صفة الرسمية في أدب الخطاب.. فمثلاً إن كنت تستخدم الحرف

u

عوضاً عن

You

فلا ينبغي استخدام هذا مع أناس لا تعرفهم


*******

يمكن تصنيف من تراسلهم في مجموعات بحيث تستطيع أن تتخير ما ترسله لكل مجموعة حسب علمك بما يستهويها.. فلا داعي لوضع كل الناس في قائمة واحدة.. بل يجب أن يكون لديك قائمة للأصدقاء، وأخرى لزملاء العمل، وثالثة للأقارب، وهكذا. والتصنيف يوفر عليك كتابة العناوين، فيكفي كتابة اسم المجموعة أمام كلمة

Bcc

ليتم الإرسال إلى كل من فيها


*******

إذا جاءتك رسالة وأعجبتك وأردت إعادة إرسالها

(Forward)

فلا بد من حذف أجزاء منها قبل الضغط على زر الإرسال

(Send) ارسال

ومن أهم ما يجب حذفه اسم المرسِل الأصلي وأسماء من أرسل هو إليهم.. إن عدم الالتزام بهذه القاعدة يجعل الرسالة مليئة بمعلومات كثيرة غير مفيدة للمرسَل إليهم، بل وقد تكون ضارة بتعريض خصوصيات الناس إلى النشر.. ويزداد الأمر سوءاً عندما يتكرر إعادة إرسال رسالة مرات ومرات فتجدها مملوءة بمعلومات غير مفيدة تأتي قبل المعلومات المفيدة في الرسالة

إذا لم تستطع حذف الزيادات فاختر النص المطلوب إرساله (بواسطة الماوس)، ثم انسخه من قائمة تحرير

Edit تحرير

ثم ابدأ رسالة جديدة والصق فيها النص الذي تريد إرساله صافياً من الزيادات


*******

إذا احتوت الرسالة على ملفات ملحقة ولم تستطع حذف الزيادات فقم بتنزيل الملفات على حاسبك ثم ابدأ رسالة جديدة وقم بإرفاق الملفات من جديد


*******

لا تقم بإرسال أو إعادة إرسال الأخبار العامة التي يسمعها الناس في وسائل الإعلام.. لأن هذا يملأ صناديق بريدهم بغير فائدة

نعم هناك تحليلات قد تأتي في بعض الوسائل التي لا يطلع عليها إلا قلة من الناس، فهذه مناسبة للإرسال


*******

إذا أردت إرسال صورة فالواجب حفظ الصورة بصيغة

jpg

ليكون الملف أصغر ما يمكن. أما الحفظ بصيغة

bmp

فيجعل الملف كبيراً جداً، مما يأخذ وقتاً طويلاً في تحميله، وفي تنزيله، ويحتل مكاناً كبيراً في صندوق البريد